PRIVACYVERKLARING

BrasaFest is een handelsnaam van Xavera B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42068390 (“BrasaFest”).

BrasaFest organiseert festivals en evenementen. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

BrasaFest kan persoonsgegevens rechtstreeks van u ontvangen, bijvoorbeeld wanneer u contact opneemt, zich inschrijft voor updates of onze website gebruikt. Daarnaast kan BrasaFest persoonsgegevens ontvangen via een ticketingpartner wanneer dit nodig is voor de organisatie en uitvoering van het festival.

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

• uw naam;
• uw e-mailadres;
• uw telefoonnummer, indien u dit invult of indien dit noodzakelijk is;
• gegevens over uw ticket of bestelling, voor zover deze aan BrasaFest worden verstrekt;
• communicatiegegevens, bijvoorbeeld wanneer u contact met ons opneemt;
• marketingvoorkeuren en toestemmingen;
• technische gegevens, zoals IP-adres, browserinformatie en apparaatgegevens;
• cookiegegevens, voor zover van toepassing; en
• beeld- en geluidsmateriaal, indien dit tijdens het festival wordt gemaakt.

Wij ontvangen deze gegevens wanneer u:

• de website van BrasaFest bezoekt of gebruikt;
• contact opneemt met BrasaFest;
• zich aanmeldt voor updates, nieuws of marketing;
• een ticket koopt via een ticketingpartner en gegevens met BrasaFest worden gedeeld voor de
• uitvoering van het festival;
• het festival bezoekt; en/of
• toestemming geeft voor bepaalde verwerkingen.

2. Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens alleen voor doelen waarvoor dat nodig is.

2.1 Voor de organisatie en uitvoering van het festival

BrasaFest gebruikt persoonsgegevens om het festival te organiseren en bezoekers toegang te kunnen geven tot het festival.

Wij gebruiken gegevens bijvoorbeeld voor:

• toegangscontrole;
• controle van tickets;
• communicatie over praktische informatie;
• veiligheid en crowd management; en
• afhandeling van vragen over het festival.

2.2 Voor communicatie over het festival

BrasaFest kan uw gegevens gebruiken om noodzakelijke of praktische informatie te sturen over het festival.

Dit kan gaan over:

• openingstijden;
• locatie en bereikbaarheid;
• wijzigingen in programma of tijden;
• toegangsvoorwaarden; en
• veiligheidsinformatie.

2.3 Voor klantenservice en contact

Als u contact met BrasaFest opneemt, gebruiken wij uw gegevens om uw vraag of verzoek te behandelen.

Wij gebruiken gegevens bijvoorbeeld om:

• uw bericht te beantwoorden;
• uw vraag over het festival te behandelen;
• uw verzoek door te zetten naar de juiste partij; en
• contact met u op te nemen naar aanleiding van uw vraag.

2.4 Voor veiligheid en fraudepreventie

BrasaFest gebruikt bepaalde gegevens om het festival, de website en bezoekers te beschermen.

Wij gebruiken gegevens bijvoorbeeld om:

• misbruik of fraude te voorkomen;
• ongeldige tickets te signaleren;
• incidenten te onderzoeken;
• de veiligheid op het festival te waarborgen; en
• te voldoen aan aanwijzingen van bevoegde instanties.

2.5 Voor administratie en wettelijke verplichtingen

BrasaFest bewaart bepaalde gegevens wanneer dit nodig is voor administratie of wettelijke verplichtingen.

Wij gebruiken gegevens hiervoor om:

• administratieve verplichtingen na te komen;
• te voldoen aan fiscale verplichtingen;
• klachten of geschillen te behandelen; en
• te kunnen aantonen welke communicatie of toestemming heeft plaatsgevonden.

2.6 Voor marketing door BrasaFest, alleen met toestemming

BrasaFest wil bezoekers kunnen informeren over toekomstige edities, evenementen, nieuws en aanbiedingen van BrasaFest.

Dit doen wij alleen als u hiervoor toestemming heeft gegeven.

Als u daarvoor toestemming geeft, kan BrasaFest uw gegevens gebruiken voor:

• het sturen van updates over BrasaFest;
• het informeren over toekomstige edities of evenementen;
• het versturen van nieuwsberichten; en
• het versturen van aanbiedingen of acties van BrasaFest.

U bent niet verplicht deze toestemming te geven om een ticket te kunnen kopen of het festival te bezoeken.

U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken, bijvoorbeeld via de afmeldlink in een e-mail of door contact op te nemen via [e-mailadres].

2.7 Voor beeld- en geluidsmateriaal

Tijdens het festival kunnen foto’s en video’s worden gemaakt.

BrasaFest kan beeld- en geluidsmateriaal gebruiken voor:

• verslaglegging van het festival;
• sfeerimpressies op de website en social media;
• promotie van toekomstige edities; en
• interne evaluatie van het festival.

Wanneer beeldmateriaal gericht en herkenbaar op een persoon is gericht voor promotionele doeleinden, beoordeelt BrasaFest of toestemming nodig is.

3. Op welke grondslagen verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een geldige wettelijke grondslag voor bestaat.

Wij verwerken gegevens op basis van:

• uitvoering van de overeenkomst, voor toegang tot en uitvoering van het festival;
• wettelijke verplichting, voor administratieve en fiscale verplichtingen;
• gerechtvaardigd belang, voor veiligheid, fraudepreventie, communicatie over het festival en
• verbetering van onze website; en/of
• toestemming, voor marketingcommunicatie en bepaalde cookies.

4. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor de organisatie van het festival, de dienstverlening, wettelijke verplichtingen of wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

• ticketingpartners, voor ticketverkoop, toegangscontrole en bezoekersregistratie;
• technische dienstverleners, voor hosting, e-mailverzending en websitefunctionaliteit;
• marketing- en communicatiedienstverleners, indien dit nodig is voor communicatie waarvoor toestemming is gegeven;
• beveiligingspartijen en hulpdiensten, indien dit nodig is voor veiligheid of incidentafhandeling;
• administratieve of juridische dienstverleners, indien dit nodig is voor administratie of juridische ondersteuning; en/of
• toezichthouders of bevoegde instanties, indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Als een dienstverlener persoonsgegevens namens BrasaFest verwerkt, maken wij afspraken over de beveiliging en het gebruik van die gegevens.

5. Marketing en toestemming

U kunt toestemming geven voor marketingcommunicatie van BrasaFest.

U kunt kiezen voor:

• updates over BrasaFest;
• informatie over toekomstige edities of evenementen;
• nieuwsberichten; en/of
• aanbiedingen of acties van BrasaFest.

U bent niet verplicht deze toestemming te geven om een ticket te kunnen kopen of het festival te bezoeken.

U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken.

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld.

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• gegevens over tickets en toegang bewaren wij tot 2 jaar na afloop van het festival, tenzij een langere bewaartermijn nodig is voor administratie, klachten of geschillen;
• communicatie- en contactgegevens bewaren wij tot 2 jaar na afhandeling van uw vraag of verzoek;
• gegevens die nodig zijn voor administratie of fiscale verplichtingen bewaren wij gedurende 7 jaar na het einde van het boekjaar waarop de gegevens betrekking hebben;
• technische loggegevens, zoals IP-adressen en beveiligingslogs, bewaren wij maximaal 12 maanden;
  gegevens die verband houden met fraude, misbruik of veiligheidsincidenten bewaren wij maximaal 5 jaar, voor zover dit noodzakelijk is;
• marketingtoestemmingen bewaren wij zolang de toestemming actief is en tot maximaal 2 jaar na intrekking, zodat wij kunnen aantonen dat toestemming is gegeven of ingetrokken;
• cookievoorkeuren bewaren wij maximaal 6 maanden, tenzij u uw voorkeuren eerder wijzigt; en
• beeld- en geluidsmateriaal bewaren wij zolang dit relevant is voor verslaglegging, promotie of archivering van BrasaFest, tenzij u eerder bezwaar maakt en verwijdering redelijkerwijs mogelijk is.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen wij deze of anonimiseren wij deze.

7. Cookies en vergelijkbare technieken

BrasaFest gebruikt cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te laten werken. Zie voor meer informatie ons Cookie Statement.

8. Beveiliging van uw gegevens

BrasaFest neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Wij nemen maatregelen tegen:

• verlies van gegevens;
• onbevoegde toegang tot gegevens;
• misbruik van gegevens; en
• ongeoorloofde wijziging of verspreiding van gegevens.

9. Uw rechten

U heeft rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens. U kunt BrasaFest vragen om:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van uw gegevens;
• beperking van de verwerking van uw gegevens;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• overdracht van uw gegevens aan u of een andere partij; en/of
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Als u uw toestemming intrekt, heeft dit geen gevolgen voor verwerkingen die al hebben plaatsgevonden voordat u uw toestemming introk.

U kunt een verzoek indienen via info@brasafest.nl. Wij kunnen u vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren.

10. Klachten

Als u vindt dat BrasaFest niet zorgvuldig omgaat met uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via info@brasafest.nl.

11. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

Xavera B.V.
Handelsnaam: BrasaFest
E-mail: info@brasafest.nl
Adres: De Binderij 25, 1321 EG Almere
KvK-nummer: 42068390

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

BrasaFest kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer de dienstverlening, het festival of wetgeving verandert.

De meest actuele versie is altijd beschikbaar via de website van BrasaFest.

Laatst bijgewerkt op: 01-07-2026